Prozesse automatisieren: Womit kleine Unternehmen anfangen

In vielen kleinen Betrieben geht ein spürbarer Teil der Arbeitszeit für Dinge drauf, die niemand gern macht: Daten von einem Programm ins andere übertragen, Belege sortieren, Zahlungen abhaken, Kunden an Termine erinnern. Dass sich vieles davon automatisieren lässt, ist bekannt. Schwieriger ist die Frage, wo man anfängt, ohne sich in einem großen Projekt zu verlieren. Dieser Artikel zeigt, woran Sie gute erste Kandidaten erkennen, welche Abläufe sich in fast jedem Betrieb lohnen, was Sie vorerst besser von Hand erledigen und wie Sie den Einstieg praktisch angehen.

Woran Sie einen guten ersten Kandidaten erkennen

Nicht jeder lästige Ablauf eignet sich für den Anfang. Ein guter erster Kandidat bringt schnell eine spürbare Entlastung und hat ein geringes Risiko, wenn einmal etwas schiefgeht. Er sollte so überschaubar sein, dass Sie das Ergebnis nach kurzer Zeit beurteilen können.

Prüfen Sie jeden Ablauf, der Ihnen einfällt, an ein paar einfachen Merkmalen. Je mehr davon zutreffen, desto besser eignet er sich als Einstieg.

• Er kommt oft vor, täglich oder mehrmals pro Woche.
• Er läuft jedes Mal nach denselben Regeln ab.
• Die Daten liegen bereits digital vor, etwa als E-Mail, Formular, Tabelle oder in einer Software.
• Es gibt wenige Ausnahmen, die eine menschliche Entscheidung brauchen.
• Ein Fehler ist ärgerlich, aber nicht teuer oder gefährlich.
• Mehrere Personen sind betroffen oder warten auf das Ergebnis.

Abläufe, die sich in fast jedem Betrieb lohnen

Unabhängig von der Branche tauchen bestimmte Muster immer wieder auf. Meist geht es darum, dass Informationen an einer Stelle ankommen und an einer anderen gebraucht werden, und dazwischen sitzt ein Mensch, der abtippt oder weiterleitet.

Die folgenden Abläufe sind bewährte Startpunkte, weil sie klar geregelt sind und sich die Entlastung sofort zeigt. Sie müssen nicht alle angehen. Suchen Sie sich den aus, der bei Ihnen am meisten Zeit kostet.

• Anfragen: Kontaktformulare und E-Mails landen automatisch in der Kundenliste, der Absender bekommt eine Eingangsbestätigung, die zuständige Person eine Benachrichtigung.
• Belege und Post: Eingehende Rechnungen werden erkannt, benannt und in der richtigen Ablage gespeichert.
• Zahlungsabgleich: Kontobewegungen werden mit offenen Rechnungen verglichen, Abweichungen werden gemeldet.
• Termine: Bestätigungen und Erinnerungen gehen ohne Zutun raus, Absagen werden im Kalender eingetragen.
• Bestellungen: Aufträge aus dem Shop fließen in die Warenwirtschaft oder Buchhaltung, Lagerbestände werden aktualisiert.
• Berichte: Kennzahlen werden einmal pro Woche zusammengestellt und per E-Mail verschickt.

Passend dazu: unsere Leistung Prozessautomatisierung.

Was Sie vorerst nicht automatisieren sollten

Automatisierung macht einen Ablauf schneller, aber nicht besser. Ein chaotischer Prozess wird durch Software nur schneller chaotisch. Wenn bei Ihnen jeder eine Aufgabe etwas anders erledigt oder niemand genau weiß, wer zuständig ist, klären Sie das zuerst auf Papier.

Auch Abläufe mit vielen Sonderfällen sind für den Anfang ungeeignet. Wenn Sie bei jedem zweiten Vorgang sagen müssen, das kommt darauf an, steckt darin Erfahrungswissen, das sich nur mit viel Aufwand in Regeln fassen lässt. Hier ist es oft sinnvoll, nur den gleichförmigen Teil zu automatisieren und die Entscheidung beim Menschen zu lassen.

Vorsicht gilt zudem bei allem, wo ein Fehler direkt Geld oder Vertrauen kostet, etwa bei automatischen Überweisungen oder Mahnungen ohne Prüfung. Solche Schritte lassen sich später ergänzen, wenn das System zuverlässig läuft. Am Anfang sollte dort eine Freigabe durch einen Menschen stehen.

So finden Sie Ihre Kandidaten in einer Woche

Die zuverlässigste Methode ist zugleich die einfachste: Schreiben Sie eine Woche lang mit. Bitten Sie alle Beteiligten, jede wiederkehrende Tätigkeit kurz zu notieren, mit ungefährer Dauer und der Frage, woher die Daten kommen und wohin sie gehen.

Danach haben Sie eine Liste, die meist überraschend lang ist. Gehen Sie sie gemeinsam durch und bewerten Sie jeden Punkt nach Häufigkeit, Zeitaufwand und Regelmäßigkeit. Oft zeigt sich dabei, dass einige kleine Handgriffe zusammen mehr Zeit kosten als die eine große Aufgabe, über die alle klagen.

Wählen Sie dann genau einen Ablauf aus. Beschreiben Sie ihn Schritt für Schritt so, dass ihn eine neue Kollegin ohne Rückfragen erledigen könnte. Diese Beschreibung ist die wichtigste Vorarbeit, egal ob Sie selbst umsetzen oder jemanden beauftragen.

• Eine Woche lang wiederkehrende Tätigkeiten notieren.
• Jede Tätigkeit nach Häufigkeit, Dauer und Regelmäßigkeit bewerten.
• Einen einzigen Ablauf für den Start auswählen.
• Den Ablauf Schritt für Schritt schriftlich beschreiben.
• Vorher festhalten, wie viel Zeit er heute kostet.

Fertiges Werkzeug oder eigene Anwendung

Für viele Einstiegsfälle reichen Automatisierungswerkzeuge wie n8n, Make oder Zapier. Sie verbinden vorhandene Programme über deren Schnittstellen und lösen Aktionen aus, sobald etwas passiert: Ein Formular wird abgeschickt, also wird ein Kontakt angelegt und eine E-Mail verschickt. Solche Verbindungen sind schnell eingerichtet und leicht zu ändern.

Grenzen zeigen sich, wenn die Logik umfangreich wird, große Datenmengen verarbeitet werden oder ein Programm keine brauchbare Schnittstelle hat. Dann kann eine eigens entwickelte Anwendung die bessere Wahl sein. Sie ist genau auf Ihren Ablauf zugeschnitten und gehört Ihnen, ohne laufendes Abo für die Software selbst.

Achten Sie in beiden Fällen auf den Datenschutz. Klären Sie technisch, auf welchen Servern die Daten verarbeitet werden und welche Informationen überhaupt durch die Automatisierung laufen müssen. Je weniger personenbezogene Daten durch fremde Dienste gehen, desto einfacher bleibt die Sache. Die rechtliche Bewertung gehört in die Hände Ihres Datenschutzbeauftragten oder einer Fachberatung.

Typische Fehler beim Einstieg

Der häufigste Fehler ist, zu groß anzufangen. Wer gleich den gesamten Auftragsdurchlauf automatisieren will, hat nach Wochen oft noch nichts in Betrieb. Ein kleiner Ablauf, der zuverlässig läuft, bringt mehr als ein großer Plan, der nie fertig wird.

Ebenso verbreitet ist fehlende Überwachung. Automatisierungen laufen still im Hintergrund, und wenn eine Verbindung abbricht, merkt es niemand. Sorgen Sie dafür, dass jeder automatische Ablauf ein Protokoll schreibt und bei Fehlern eine Nachricht an eine verantwortliche Person schickt.

Schließlich wird oft vergessen, die Mitarbeitenden einzubeziehen. Wer den Ablauf täglich erledigt, kennt die Ausnahmen, die in keiner Beschreibung stehen. Fragen Sie diese Personen früh, und erklären Sie, dass es um Entlastung geht und nicht um Kontrolle.

• Mit einem zu großen Ablauf beginnen.
• Keine Fehlermeldungen und kein Protokoll einrichten.
• Einen ungeordneten Ablauf unverändert automatisieren.
• Mitarbeitende erst nach dem Start informieren.
• Zugangsdaten in persönlichen Konten statt in Firmenkonten hinterlegen.

Vom ersten Ablauf zum durchdachten System

Wenn der erste Ablauf ein paar Wochen stabil läuft, vergleichen Sie den Zeitaufwand mit Ihrer Notiz vom Anfang. Danach nehmen Sie den nächsten Kandidaten von Ihrer Liste. So wächst die Automatisierung Schritt für Schritt, und jede Stufe baut auf Erfahrung auf.

Mit der Zeit lohnt es sich, die einzelnen Lösungen zusammenzudenken. In einem Betrieb, den wir begleitet haben, sind auf diese Weise rund 20 eigene Anwendungen entstanden, etwa ein nächtlicher Abgleich von Zahlungseingängen, eine Vorgangsverwaltung mit Fristen und eine Kennzahlenübersicht mit Wochenbericht. Entscheidend war, dass alle mit einem gemeinsamen Login funktionieren, statt dass jede Lösung ein eigenes Inselprogramm wird.

Bei Nerdsolution sprechen Kunden dabei direkt mit dem Entwickler, der den Ablauf umsetzt. Das hat sich gerade bei Automatisierungen bewährt, weil die wichtigen Details oft erst im Gespräch über den echten Arbeitsalltag auftauchen.